استغلال قدرات البريد الالكتروني يتطلب اتقان الوظائف الاساسية التي تدعمه

البريد الالكتروني اكثر وظائف انترنت استخداماً واقل وظيفة يتقنها مستخدمي الشبكة. ومن المفيد هنا العودة الى البريد الالكتروني وعرض امكاناته وكيفية استخدامه لتحسين الاتصال بين الناس.

فمنذ ظهور البريد الالكتروني دخل رمز @ الذي كان منسياً في زاوية معتمة من لوحة المفاتيح عادات مستخدمي انترنت فصارت يدهم تمتد الى مفتاحه بحركة عفوية وظهر على كل لسان دون عناء. والحال ان البريد الالكتروني هو الحافز الاساسي للاشتراك في انترنت. فهو يوفر متعة كتابة الرسائل دون فرض عناء اغلاق ظروفها ووضع طوابع بريدية عليها. وهذا التشبيه بالبريد التقليدي له اساس عملي جداً. فعندما تصبح الرسالة جاهزة، يقوم البرنامج الذي استخدم لكتابتها بالتفاوض مع جهاز خدمة البريد لدى موفر الوصول الى الشبكة فيتسلم هذا الاخير الرسالة ويقرأ عنوانها ويضعها في عناية بروتوكول نقل اسمه SMTP يتكفل بإيصالها الى جهاز خدمة البريد العائد للمرسَل اليه. ويتم هذا الايصال بقفزات متتابعة من جهاز خدمة الى آخر من الاجهزة الموزعة علي الشبكة حيث تنسخ الرسالة قبل اعادة ارسالها الى الجهاز التالي حسب توافر الطرق السالكة في الشبكة. وعند وصول الرسالة الى وجهتها يتم حفظها في صندوق بريد موجود في جهاز خدمة موفر الوصول لدى المرسَل اليه حتى يقوم هذا الاخير بتفقد صندوقه واستلام الرسالة.

هذا وقد يكون عمر البريد الالكتروني قصيراً مع ظهور اسلاك تدفق سريعة تتيح نقل الصوت والصورة بسرعة كبيرة، اذ قد يفضل المستخدمون التحاور ومشاهدة بعضهم على كتابة الرسائل. ولكن بما هذا البريد موجود حالياً فمن الافضل السيطرة على امكاناته.

العنوان

توفر كل برامج البريد الالكتروني ثلاثة حقول لعناوين المرسَل اليهم (انظر الشكل ١) وهي:
– المتلقون الاساسيون: وهم الذين تدخل عناوينهم في الحقل الاول واسمه الى (To). ويتم في هذا الحقل ادخال عنوان الذي او الذين نتوجه اليهم مباشرة بالرسالة. ومن الممكن هنا ارسال الرسالة نفسها علي عدة عناوين وذلك بكتابتها في هذا الحقل والفصل بينهم بفاصلة او بفاصلة منقوطة.
– المتلقون الثانويون: وهم الذين تدخل عناوينهم في الحقل الثاني المسمى نسخة كربونية (Cc). ويأخذ هذا الحقل اسمه من العمل على الآلة الكاتبة حين يتم وضع ورقة كربون بين ورقتين للحصول على نسخة اضافية من الرسالة. ويتيح هذا الحقل ارسال نسخة كاملة من الرسالة الى اطراف ثالثة للمعومات. ويجدر الذكر انه لدى وصول الرسالة الى المتلقين الاساسين والثانويين، يعرف هؤلاء جميعهم ان الرسالة وصلت الي كل واحد منهم لأن عناوينهم كلها تظهر في مطلع الرسالة.
– المتلقون المخفيون: وهم الذين تدخل عناوينهم في الحقل الثالث المسمى نسخة مخفية (Bcc). وعندما يتم ادخال عنوان في هذا الحقل يبقى صاحب هذا العنوان مخفياً عن المتلقين الاساسيين والثانويين اذ لا يظهر عنوانه في مطلع الرسالة. ويستخدم هذا الحقل اذا اراد المرسل ايصال الرسالة الى شخص ما دون ان يعرف المتسلمون الباقون.

ارسال الروابط...

الروابط هي ملفات عالقة برسائل البريد الالكتروني. وتعرض كل برامج البريد رمز وظيفة ربط الملفات ويكون عادة على شكل دبوس ورق (انظر الشكل ٢). ويتيح هذا الرمز اختيار الملف او الملفات المطلوب ربطها بالرسالة. ويجدر التذكير هنا بأنه من الضروري ذكر نوع الملف (نص او صورة) والتطبيق الذي انتجه والبيئة التي انشأ فيها (ماكنتوش او ويندوز) في الرسالة اذا كان المرسل يجهل نوع الجهاز والبرامج الموجودة لدى المتلقي. فمن اكثر الامور ازعاجاً تلقي ملف مجهول الهوية ولا نعرف بأي تطبيق نفتحه. يجب الانتباه ايضاً الى حجم الملف المربوط. فإذا كان الملف كبيراً جداً يجب اخذ موافقة المتلقي لارساله لأنه قد يستغرق وقتاً طويلاً للتحميل فضلاً عن ان بعض صناديق البريد لها سعة محددة قد تكون اصغر من الملف المرسل وبالتالي يؤدي ارساله الى تعطيل الصندوق. وفي حال ارسال الصور يجب حفظها دائماً بتنسيقي GIF او JPEG لأنهما تنسيقان مضغوطان. اما الملفات الكبيرة الاخرى فالافضل ضغطها ببرنامج متخصص (وذكر برنامج الضغط للمتلقي).

...وتلقيها

لدى تلقي رسالة تحتوي على ملف مرتبط، يظهر رمز الدبوس الورقي الى جانب عنوان الرسالة (انظر الشكل ٣). وبعد تحميل الرسالة في القرص الثابت تبدأ مرحلة حل الغاز نوع الملف المربوط. فعند ربط ملف برسالة يتم ترميز هذا الملف عادة بمقياس يسمى MIME او S-MIME الا ان هناك مقاييس اخرى قد تحيّر المتلقي مثل مقياس Uuencode او BinHex المستخدمة من قبل بعض برامج البريد والتي تحتاج الى تطبيقات متخصصة لفكها. لحسن الحظ اصبحت برامج الضغط والمد الحديثة مثل Winzip (لويندوز) وStuffit (لماكنتوش) مزودة بالادوات اللازمة معظم مقاييس الترميز. ومن المشاكل الاخرى في ربط الملفات نذكر ارسال ملف مربوط من جهاز ماكنتوش الى ويندوز حيث يتم اضافة لاحقة غير صالحة عليه (اللاحقة هي الاحرف الثلاثة التي تتبع النقطة في اي ملف على الكومبيوتر الشخصي وتدل على نوعه مثل .doc لملفات وورد)، علماً ان ماكنتوش لا يستخدم اللواحق مما يحول دون التمكن من فتح الملف ما لم يذكر المرسل نوعه في رسالته.

التوقيع

من المستحسن تذييل الرسائل بتوقيع يعرض اسم المرسل وعنوانه البريدي واسم شركته وعنوانه العادي. وقد تكون هذه العادة مفيدة جداً في حال تغيير عنوان البريد او العنوان العادي مما يذكر المتلقي دائماً بالمعلومات الجديدة عن المرسل. ولكن سريعاً ما تتحول كتابة هذه المعلومات في اسفل الرسالة الى مهمة شاقة ومملة، لذلك تقدم برامج البريد وظيفة تذييل آلية للرسائل بتوقيع خاص. فعند انشاء التوقيع في هذه الوظيفة يصبح ظاهراً كلما طلب المستخدم فتح رسالة جديدة (انظر الشكل ٤). ودرجت العادة لدى مستخدمي البريد الالكتروني بتذييل رسائلهم ببعض الاقوال المأثورة او الطريفة لاضفاء نكهة خفيفة على الرسالة او للتعبير عن اراء المرسل او غير ذلك. فإذا كان لديك شعار تريد المجاهرة به او بيت من الشعر تحبه، يمكنك اضافته الى توقيعك ليتم تذييل كل رسائلك به. واذا اعجبتك الفكرة وليس لديك ما تقوله يمكنك الذهاب الى موقع كوول سيغ حيث ستجد مئات من الاقوال والطرائف الجاهزة (ولكنها بالانكليزية) التي يمكنك استخدامها.

الترشيح

ان عملية ترشيح البريد هي عبارة عن توجيه الرسائل آلياً نحو وجهات مختلفة حسب مصدرها. فإذا كان المستخدم مثلاً يتلقى رسائل شخصية واخرى تتعلق بعمله يمكنه انشاء مجلدين في برنامجه احدهما للبريد الشخصي والآخر للبريد المهني. وتأتي وظيفة الترشيح هنا لتوجه الرسائل آلياً الى احد المجلدين. مثال آخر على ذلك، هناك بعض موفري الوصول الذين يقدمون عنوان بريدي خاص لكل فرد من افراد العائلة، فيصبح من المفيد انشاء مجلد لكل فرد وتوجيه البريد الخاص به الى هذا المجلد آلياً. وقد يشكل حذف الرسائل التلقائي اهم ميزة للترشيح. فإذا كان هناك من يرسل رسائل لا يريد المستخدم قراءتها يمكنه تحديد اسم المرسل والطلب من وظيفة الترشيح حذف رسائله مباشرة من خادم البريد قبل وصولها الى جهازه.

وتقدم معظم برامج البريد وظيفة ترشيح تتيح تحديد رسائل معينة بالاعتماد على عناوينها او علي نصوص معينة موجودة داخلها والتصرف بها كما يشاء المستخدم كإرسالها الى مجلدات معينة او حذفها. ويعتمد تحديد الرسائل على المعايير نفسها التي تعتمد عليها وظائف البحث في الانظمة والبرامج الاخرى بحيث يمكن ادخال عبارة معينة والتحديد بأن العنوان يبدأ او ينتهي بها او بأن نص الرسالة يحتويها او غير ذلك. ثم تعرض الوظيفة عدة اوامر يمكن تطبيقها على هذا النوع من الرسائل يختار المستخدم منها (انظر الشكل ٥). وعند فتح صندوق بريده يقوم برنامج البريد تلقائياً بتوجيه الرسائل المحددة الى الوجهات التي يريدها المستخدم.

تنسيق الرسائل

هناك خياران لكتابة رسالة بريد الكتروني: نص عادي او تنسيق HTML (اي تنسيق الرسالة حسب رغبة المستخدم بتكبير العناوين وادخال الصور وتلوين النصوص الى ما هنالك).

اما النص العادي فتكمن ميزته بأنه يصل واضحاً الى متلقيه وينتقل بسرعة عبر الشبكة لأنه غير مثقل بالتنسيقات والصور المختلفة. الا انه في بعض الحالات، يستحسن ادخال بعض التصاميم على الرسالة ويتم ذلك بواسطة تنسيقها بلغة HTML (انظر الشكل ٦). وتوفر معظم برامج البريد الحديثة وظيفة التنسيق هذه دون عناء الا انه يستحسن التأكد من ان المتلقي يملك برنامجاً يتمكن من عرض تنسيقات HTML. فمع ان نص الرسالة يصل دون اخطاء اذا كان برنامج المتلقي لا يدعم التنسيق الا انه يصبح من المزعج قراءتها لأن التنسيقات فيها تتحول الى نصوص.

فعلى سبيل المثال، اذا ادخلنا صورة في رسالة ما وارسلناها الى متلق لا يدعم برنامجه تنسيق HTML سيرى مكان الصورة عبارة [صورة] مما يشكل تشويهاً للرسالة.