الإصدار الرابع من «إكسل»: سهولة الاستعمال رغم تعدد الوظائف

عندما طرحت «مايكروسوفت» الإصدار الثالث من برنامج «إكسل» لإدارة الجداول الالكترونية على «ويندوز»، كان واضحاً ان هذا الإصدار سيتصدر برامج الجداول الاكترونية، خاصة امام النجاح الذي لاقاه نظام «ويندوز ٣» آنذاك.

ولكن شكل نجاح «ويندوز» انتشاره حازاً لشركات نشر عدة لكي تطرح بامج جداول الكترونية داعمة له وتتبارى بين بعضها في الوظائف التي تدخلها الى برامجها. ونذكر من شركات النشر هذه شركة «لوتس» التي أطلقت نسخة من برنامجها الشهير «١-٢-٣» داعمة لـ«ويندوز» مما شكل أكبر تحد لـ«مايكروسوفت» و«إكسل».

ولم يطل الوقت حتى ردت «مايكروسوفت» بالإصدار الرابع من «إكسل» الذي يعتبر تحسيناً للإصدار السابق في كل المجالات.

وصحيح أن «مايكروسوفت» أدخلت على الإصدار الأخير، الكثير من الوظائف الجديدة التي أشك أن تتاح الفرصة للمستخدم استغلالها جميعها. إلا ان أهم ما جاء به «إكسل ٤» زيادة هائلة في سهولة الاستخدام لدرجة أنه يمكن القول ان هذا البرنامج يملك قدراً ملحوظاً من الذكاء بفضل العمليات العديدة التي أصبح ينذها بشكل آلي.

تركيب البرنامج

تبدأ التحسينات التي دخلت على البرنامج من عملية التركيب، اذ قسمت «مايكروسوفت» البرنامج الى وحدات مستقلة تيح للمستخدم إمكان تركيبها حسب المساحة المتاحة على القرص الثابت من جهة وحاجات المستخدم من جهة أخرى.

وإذا تم اختيار عملية التركيب القصوى، فإن البرنامج يحتل مساحة تقارب ١٠ ميغابايت على القرص الثابت (بما فيها ملفات التدريب والأمثلة). أما في حال اختيار عملية التركيب الدنيا، فتنخفض المساحة الضرورية الى ٥ ميغابايت. وهناك عملية تركيب وسيطة تتيح للمستخدم اختيار الوحدات التي يرغب بها وتعطيه بشكل متواصل المساحة الإجمالية التي يحتاج اليها وحجم كل وحدة.

أشرطة الأدوات والقوائم

ان أول ما يلفت النظر، لدى تشغيل البرنامج، هو شريط الأدوات الجديد الذي يحتوي على عدد من الأزرار يفوق شريط الإصدار الثالث. وقبل معرفة وظائف الأزرارالجديدة، يوضح دليل البرنامج ان هناك أشرطة أدوات أخرى يمكن إظهارها بمجرد الضغط على الزر الأيمن للفأرة عندما يكون المؤشر على شريط الأدوات الأساسي. وبالفعل، عند تنفيذ هذه العملية، تظهر قائمة لكل أشرطة الأدوات المتوافرة، فهناك أشرطة أدوات للرسوم البيانية والرسم وتنسيق أوراق العمل وتشغيل برامج الماكرو، كما ان هناك شريطاً يعرض وظائف مختلفة أخرى كتكبير العرض وتصغيره وتأمين الخانات وفرزها صعوداً ونزولاً ورسم الأزرار وغيرها، وهناك أيضاً شريط أزرار الإصدار الثالث من «إكسل» ويمكن ان يستخدمه الذين اعتادوا عليه للانتقال بسهولة الى الإصدار الرابع.

ويوجد كذلك في قائمة الأدوات امر تنسيق يتيح إضرفة ار حذف أزرار من اي شريط. وربما كانت هذه الوظيفة اهم ما يتعلق بأشرطة الأدوات اذ تسمح للمستخدمبتركيب الأزرار الأكثر استعمالاً بالنسبة له.

وحاولت «مايكروسوفت» في هذا الإصدار توفير أكبر قدر ممكن من تحريك الفأرة واستخدام القوائم الموجودة في أعلى الشاشة، فإضافة الى وجود الكثير من أشرطة الأدوات، تتميز هذه الأخيرة بكونها متنقة ويمكن وضعها في اي مكان، كما يمكن لها في بعض الأحيان ان تظهر على الشاشة دون طلبها تحديداً. قإذا تم اختيار أمر إنشاء رسم بياني يظهر شريط أدوات الرسوم البيانية تلقائياً وكذلك الأمر في ما يتعلق بالرسم او بوظائف أخرى.

اما في ما يتعلق بالقوائم، فيغني «إكسل ٤» في كثير من الحالات، عن الصعوداليها لاختيار أوامر، فالأكثرية الساحقة من الأوامر موجودة على شكل أزرار في أشرطة الأدوات، ومعظم ما تبقى، يمكن اختياره من قوائم منسدلة جديدة أطلقت عليها «مايكروسوفت» اسم القوائم المختصرة. قترتبط بكل عنصر من العناصر المكونة لورقة العمل، قائمة مختصرة، يمكن إظهارها عند التأشير على العنصر والنقر على زر الفأرة الأيمن. واذا تم التأشير على إحدى خانات الجدول على سبيل المثال، والنقر على الزر الأيمن، تظهر الى يمين الخانة قائمة مختصرة تحتوي على كل الأوامر الضرورية لتحرير الخانة وتنسيقها.

التعبئة الآلية والتنسيق الآلي

لعل أهم الوظائف الجديدة التي تبين ذكاء «إكسل» هي وظيفة التعبئة الآلية (Autofill). فعند تحديد إحدى الخانات، تظهر في الزاوية السفلى اليمنى من إطار التحديد علامة صغيرة هي مقبض التعبئة الآلية. وعند وضع المؤشر عليها يتحول الى مؤشر حجم، ولدى سحب هذا المؤشر لتحديد خانات عدة، يقوم «إكسل» بتعبئة الخاناتالمحددة آلياً بقيم تأتي بتسلسل منطقي بعد القيمة الموجودة في الخانة الأولى.

ويشكل إدخال التواريخ أبسط مثال على هذه الوظيفة، فإذا تم إدخال شهر كانون الثاني (يناير) حتى بشكله المختصر (Jan)، يقوم «إكسل» بتعبئة الخانات المحددة آلياً بالأشهر التي تليه.

واذا تخطى عدد الخانات المحددة ١٢ خانة،يتابع البرنامج التعبئة بالبدء من كانون الثاني مجدداً. وينطبق ذلك على كل تنسيقات التواريخ أكانت بالأيام او الأشهر أو الفصول. ويذهب البرنامج الى أبعد من ذلك اذ يمكنه التعرف على اي تسلسل منطقي يريده المستخدم. فمثلاً اذا تم إدخال تواريخ ٣١ كانون الثاني و٢٩ شباط (فبراير) من السنة الحالية، يقوم «إكسل» بتعبئة الخانات التالية بآخر يوم من كل شهر ابتداءاً من آذار (مارس).

ولا تقتصر التعبئة الآلية على التواريخ بل تتعداها الى سلاسل الأرقام. فإذا أردنا إدخال مجموعة أرقام يزيد الواحد عن سابقه بقية ثابتة، لا نحتاج الى إخال أكثر من رقمين ليتكفل البرنامج بتعبئة باقي الخانات. واذا كانت الأرقام لا تتابع بشكل خطي يجب إدخال ثلاثة أرقام لكي تتم تعبئة باقي الخانات بالاعتماد على تقنية تحليل الانحدارات (regressions).

وبالتكامل مع التعبئة الآلية، أدخل الإصدار الرابع من «إكسل» القص واللصق بسحب الفأرة. ويمكن بذلك تحديد مجموعة من الخانات ثم سحبها من طرف مربع التحديد و«إلقائها» في مكان آخر لتكتمل عملية القص واللصق. وتؤدي العملية نفسها مع الضغط على مفتاح التحكم الى نسخ مجموعة الخانات المحددة ولصقها. ويمكن بهذه الطريقة نقل كل أنواع الخانات من قيم ودالات ونصوص، ويعيد «إكسل» حساب الدالات تلقائياً اذا اقتضى الأمر.

اما التنسيق الآلي (Autoformat)، فيوفر عدداً من التنسيقات الجاهزة والمختلفة حسب نوع ورقة العمل (لائحة، جدول مالي، ورقة عمل كلاسيكية، الخ). وعند تحديد امر التنسيق الآليمن قائمة تنسيق، واختيار احد التنسيقات الجاهزة، يتحول شكل ورقة العمل الى الشكل الذي تم اختياره. وهناك كذلك زر تنسيق آلي في شريط الأدوات، يطبق على ورقة العمل آخر تنسيق آلي تم اختياره في وقت سابق.

وتتميز وظيفة التنسيق الآلي بكونها تعرف تلقائياً على العناوين اذا وجدت وتضعها في وسط أعلى الورقة كما تتعرف على أسماء الصفوف والأعمدة والقيم الإجمالية وتتعامل بطريقة مختلفة عن سائر الخانات. وعند فتح مربع حوار التنسيق الآلي، يظهر الى جانب لائحة التنسيقات المتوافرة مربع يعرض نموذج عن كل تنسيق، مما يسهل عملية الاختيار.

الإدارة السحرية

انضم أخيراً «إكسل» الى مجموعة البرامج الجديدة التي طرحتها «مايكروسوفت» مثل «وركس» و«ببليشر» اذ أصبح يوفر وحدات إرشاد لبعض العمليات المعقدة (Wizards).

والمرشداو «الساحر» هو مجموعة من التعليمات التي تساعد المستخدم على تنفيذ عمليات مثل إنشاء الرسوم البيانية او بعض الجداول الخاصة. ففي الإصدار الثالث من «إكسل» كان المستخدم يحدد عدداً من الخانات ويضغط على أحد أزرار شريط الأدوات لكي يظهر رسم بياني جاهز بالقيم المحددة. وكان على المستخدم بعد ذلك التعامل مع القوائم المنسدلة لتنسيق الرسم حسب رغبته.

اما في الإصدار الرابع، فأضيف الى زر الرسوم البيانية رسم عصا سحرية، وتشبه بداية عملية إنشاء رسم بياني تلك الموجودة في الإصدار ٣، اي تحديد الخانات الضغط على زر الرسوم. ولكن بدلاً من ظهور الرسم البياني يظهر مربع حوار يطلب التأكد من المجموعة الخانات التي تم تحديدها. وعند الموافقة تتابع مربعات الحوار التي ترشد المستخدم خطوة خطوة لإنشاء رسم بياني جاهز مع عناوينه وتنسيقاته وألوانه. ويعرض كل مربع حوار صورة مصغرة عن الرسم المصحوب بكل التفضيلات التي اختارها المستخدم. وبالمناسبة زاد عدد أنواع الرسوم البيانية التي يتيحها «إكسل» لتضم المساحات الثلاثية الأبعاد والرسوم العنكبوتية (radars).

وزودت «مايكروسوفت» العديد من الوظائف الأخرى بمرشد او ساحر. وتشمل هذه الوظائف مرشد الجداول المتقاطعة (Cross-tabulation) التي تستخدم في بعض التحاليل الإحصائية، ومرشد السيناريوهات الذي يتيح معرفة نتائج نموذج ما اذا طبقت عليه احتمالات مختلفة (What if)، ومرشد العرض الذي يسمح بحفظ مناظير مختلفة من ورقة العمل تحت أسماء مختلفة، ومرشد التقارير الذي يتم من خلاله طباعة تقارير ناتجة عن مجموعات من الخانات غير المتلاحقة من ورقة العمل.

دفاتر العمل

في رد واضح على برنامج «لوتس ١-٢-٣» الذي يتميز بإدارته لأوراق العمل الثلاثية الأبعاد، أدخلت «مايكروسوفت» في «إكسل» مفهوم دفاتر العمل (Workbooks) التي تنظم المستندات في دفاتر حسب مواضيعها. ويمكن للمستند ان يكون مقيداً او حراً. واذا كان المستند مقيداً، لا يمكن ضمه الى أكثر من دفتر عمل. اما اذا كان غير مقيد فيمكن ان يوجد في أكثر من دفتر عمل واحد. ويهرض دفتر العمل صفحة محتويات تحتوي على أسماء كل المستندات الموجودة في الدفتر من أوراق عمل وروسوم بيانية وبرامج ماكرو. كما يعرض رموز توضع اذا كانت المستندات مقيدة ام لاويتيح الانتقال الى اي مستند بتصفح الدفتر. ويدير العلاقات بين المستندات بالطريقة نفسها التي يدير بها «١-٢-٣» الأوراق الثلاثية الأبعاد.

نظام المساعدة والتعليمات

اذا تجاهلنا التحسينات التي جاء بها «إكسل» لا يمكننا تجاهل نظام المساعدة الذي يتيمتع به ولاذي يغني عن مراجعة الأدلة بشكل شبه كامل. ويأتي أولاً نظام التعليمات الأساسي الذي يتم طلبه من قائمة المساعدة. ويتميز هذا النظام بتكامله وسرعة عرضه للتعليمات المطلوبة كما يتيح التنقل من خلال النقر على الكلمات المفاتيح.

ولكن لا يكتفي البرنامج بتلك المساعدة، فلا يخلو مربع حوار من زر مساعدة او إرشادات لا سيما مرشدات الرسوم البيانيةوالجداول المتقاطعة التي تعرض في مربعات الحوار أمثلة عن الخطوات الواجب اتباعها يرافقها شرح وافر. إضافة الى ذلك، هناك زر في شريط الأدوات يعمل مثل بالونات الحوار في الإصدار السابع من نظام تشغيل أجهزة ماكنتوش، اذ بعد الضغط على هذا الزر يتوحول مؤشر الفأرة الى علامة استفهام ويعرض في أسفل الشاشة تفسير للأزرار الذي يمر فوقها من دون النقر بالفأرة. ولا شك ان هذا يعتبر تطوراً ملحوظاً في التطبيقات التي تدعم «ويندوز».

وظائف أخرى

ومن الوظائف الأخرى التي يتيحها الإصدار الرابع من «إكسل»، يحب ذكر مجموعة أدوات التحليل. وهي أدوات تحليل إحصائية وهندسية متطورة مثل التحليل الانحداري وحساب العلاقات بين القيم وتحويلات فورييه والمتوسطات المتحركة وغيدها من الأدوات التي تتوحه أساساً الى المتخصصين في الحسابات الاحصائية.

رمن الملحقات التي يوفرها اليرنامج أيضاً وحدة إنشاء السلايدات من أجل العروض على الكومبيوتر مجهزة بكل ما هو ضروري لتوقيت العرض وترتيب السلايذات وطريقة تتابعها.

وفي ما يتعلق بالدالات المتوافرة، زاد عددها وتم تبويبها حسب أنواعها (دالات مالية وإحصائية ونصوص وتواريخ وغيرها).

وصحيح ان الإصدار الرابع من «إكسل» جاء بالكثير من الوظائف التي قد لا يستغلها المستخدم جميعها، لكن يكفي تطوير سهولة استخدام البرنامج ليشكل تحديثاً مهماً جداً بالنسبة للإصدار السابق وسائر برامج الجداول الالكترونية. ومن جهة أخرى، أخذت «مايكروسوفت» في الاعتبارأولئك المستخدمين الذين لن يستغلوا كل وظائف البرنامج فقامت بتقسيمه الى وحدات مستقلة يمكن تركيب الضروري منها وتجاهل الباقي.

غيد ان المهم في هذا الإصدار هو ان «إكسل ٤» دشن جيلاً جديداً من التطبيقات الأفقية «الذكية» وقد تحقق هذه التطبيقات ما توقعه الكثيرون من الكومبيوتر في أيامه الأولى. ونقول جيلاً جديداً لأنه يبدو ان ميزة التعامل الذكي مع المستخدم واستباق رغباته لن تقتصر على «إكسل» اذ اتيحت لي أخيراً فرصة مشاهدة عرض مسبق لنسختين جديدتين تدعمان «ويندوز» من «بارادوكس» و«كواترو يرو» الذين تطورهما شركة «بورلاند» وتبين ان البرنامجين يتمتعان بالخصائص الذكية نفسها ومن المتوقع ان يبدأ تسويقهما قبل نهاية العام.