لوتس تطرح اول برنامج لتنظيم المواعيد في بيئة نظام تشغيل ويندوز ٣٫١

وجدت برامج تنظيم المواعيد (personal information managers) منذ ظهور الكومبيوتر الشخصي. واكتفت البرامج الاولى بتقليد المفكرات الورقية، الا ان ناشري هذه البرامج ايقنوا مبكراً ان هذا التقليد لم يعد سبباً كافياً لشراء هذا النوع من البرامج فبدأوا بإضافة الوظائف اليها لتصبح اداة مستخدم الكومبيوتر اليومية.

وتشكل العلاقات بين المعلومات اهم الاضافات التي دخلت على برامج تنظيم المواعيد. فعلى سبيل المثال، اذا ضرب المستخدم موعد مع احد الاشخاص يمكنه اختيار هذا الشخص من لائحة مخزنة مسبقاً مما يوفر عليه ادخال اسم الشخص اكثر من مرة واحدة. ومكنت هذه العلاقات برامج تنظيم المواعيد من العمل عبر الشبكة. فعند تحديد موعد بين عدة اشخاص يتكفل البرنامج بتنظيم الموعد. فعندما يحدد طالب الموعد التاريخ والوقت يقوم البرنامج بالتحقق عبر الشبكة من ان كل الاشخاص المعنيين يستطيعون الاجتماع في التاريخ المحدد. واذا كان هناك اشخاص لا يستطيعون يدقق البرنامج في مواعيد الجميع ويحدد تاريخ وساعة حيث يكون الجميع على استعداد للاجتماع.

من جهة ثانية يختلف مستخدم برنامج تنظيم المواعيد عن مستخدم برنامج جداول الكترونية او معالجة كلمات. فالاول يريد من برنامجه ان يحافظ على مرونة المفكرة الورقية المألوفة لديه لذلك ينظر الى هذا البرنامج كأنه اداة للقيام بأي شيء بما في ذلك التخطيط للمهام وتنظيمها وادارة المعلومات الشخصية مما يتطلب بالاساس تنظيم بيانات عشوائية وعرضها بشكل منسق. فالجميع يعرف كم من الصعب تحديد اليوم والساعة لموعد ما عندما تختلف فترات الفراغ عند المتواعدين او تخطيط مهمة تستغرق عدة ايام (دورة تدريب مثلاً) مما يفترض عدم تحديد مواعيد خلال هذه الفترة. اضافة الى ذلك، فإن المعلومات التي يتم ادخالها في البرنامج ليست مستقلة عن بعضها. فعند تحديد موعد مع شخص ما يجب اضافة اسمه الى دليل الاسماء ويفرض ذلك علاقة بين قسمين من البرنامج هما الدليل ومفكرة المواعيد.

نتيجة ذلك انه طوال اليوم تتدفق معلومات متعددة ومستقلة او مترابطة لا تتلقاها المفكرة الورقية الا بالشطب والاضافة والتصحيح. وعلى برامج تنظيم المواعيد ان تتحكم بهذا التدفق وتوفره للمستخدم بشكل منظم.

لوتس اورغنايزر

في هذا المجال قامت شركة لوتس بتعريب برنامج تنظيم المواعيد المعروف اورغنايزر (Organizer) باصداره الرقم ٢٫١ ليكون اول برنامج متطور من هذا النوع متوافر في بيئة ويندوز. ويعتبر اورغنايزر اشهر برنامج لتنظيم المواعيد على ويندوز بعد ان تخطى برنامج سايد كيك (SideKick) الذي انتشر بشكل واسع في بيئة دوس قبل ان تنقله بورلاند الى ويندوز ويشتريه رئيس بورلاند السابق فيليب كان وينشره من خلال شركته الجديدة ستارفيش.

ومما يميز اورغنايزر انه يوفر اسلوب تعامل مع المستخدم لا يوفره برنامج آخر لتنظيم المواعيد وذلك بتقليده المفكرة الورقية بدقة. ولاقى هذا البرنامج نجاحاً واسعاً بين مستخدمي الكومبيوتر ويشكل بالتالي تعريبه خطوة سيرحب بها المستخدمون العرب دون شك. وقد يكون ما اعجب مستخدمي البرنامج توفيرة للعديد من الوظائف والرموز التي تجعل منه نوعاً من اللعبة رغم فائدته في تنظيم المواعيد والمعلومات الشخصية. ونذكر على سبيل المثال الطريقة السهلة والسريعة التي تتيح تحديد اوقات المواعيد وذلك باستخدام نوع من السلم ذي الدرجات الصاعدة والنازلة او اضرام النار بالعناصر التي يتم سحبها الى سلة المهملات لإزالتها.

وقد يكون اعجاب المستخدمين غير التقنيين بالبرنامج ناتجاً عن قابلية الواسعة للتخصيص بحيث يصبح اداة شخصية تناسب ذوق المستخدم مثل تزيين المواعيد او الاعمال برموز صغيرة ملونة تلطّف كثيراً استخدام البرنامج للذين يتعاملون معه للمرة الاولى.

ولكن يبدو ان هذه الميزات الشخصية التي يوفرها اورغنايزر جعلت من الصعب جداً دمجه ضمن مجموعات العمل وعبر الشبكات. ولم يتم ادخال تنسيق المواعيد عبر الشبكة (وهي الوظيفة التي تحول هذا النوع من البرامج من لعبة شخصية الى اداة تساهم بالإنتاجية) الا في الاصدار الثاني من اورغنايزر ليعمل بشكل متناسق مع منتجات لوتس الاخرى.
عن تثبيت البرنامج يظهر جلياً انه لم يعد هذه اللعبة الخفيفة التي كانت تأتي على قرص واحد. فيحتل اورغنايزر حوالي ١٠ ميغابايت على القرص الثابت.

اما تعريب اورغنايزر، فقد تم دون مشاكل تذكر وجاء البرنامج يدعم اسلوبي التعامل العربي والانكليزي (وحتى الفرنسي). الا انه لا يمكن تغيير واجهة البرنامج من العربية الى الانكليزية او الفرنسية من داخله بل يجب انهائه واضافة اسم اللغة المطلوبة الى سطر اوامر تشغيل البرنامج في خصائص الايقونة العائدة له. ولكن يمكن اختصار هذه العملية اذا كان المستخدم يريد التعامل مع الواجهتان وذلك بإنشاء ايقونتين للبرنامج واحدة يحتوي سطر اوامرها اسم اللغة العربية والاخرى اسم اللغة اللاتينية مما يمكنه من فتح اورغنايزر بأي من الواجهتين حسب الايقونة التي ينقر عليها.

ويدعم اورغنايزر التقويمين الهجري والميلادي ويمكن التنقل بين الاثنين من داخل مربع التفضيلات كما يمكن في هذا المربع تحديد ايام نهاية الاسبوع. ويوفر البرنامج التقويم الميلادي بشكليه اللاتيني (يناير، فبراير...) او العربي (كانون الثاني، شباط...) الا انه هنا ايضاً يجب الخروج من البرنامج وتحرير احد ملفات تشغيله (ini.) للانتقال من تقويم الى آخر.

ونجح البرنامج في حفظ سلامة العلاقة بين التقويم الهجري والتقويم الميلادي. فإذا كان التقويم النشط هجرياً وقام المستخدم بإدخال عمل يتكرر شهرياً، يتم تكرار هذا العمل في الفترات المناسبة في التقويم الهجري. اما اذا انتقل المستخدم الى التقويم الميلادي فيحدد البرنامج تكرار العمل حسب التقويم السابق ويعرضه في التاريخ الميلادي المناسب. ولا يكتفي البرنامج بتنظيم الاعمال المتكررة بل يتيح للمستخدم اختيار فترات تكرار تختلف عن المألوف كأول يوم خميس من كل شهر مثلاً.

من جهة اخرى، بما ان اورغنايزر يهدف الى تنظيم مواعيد المستخدم كان من المنطقي لدى تعريبه ادخال اوقات الصلاة كونها مواعيد يتم تحديدها مثل غيرها. وبما ان اوقات الصلاة تختلف من بلد الى آخر يمكن للمستخدم تحديد المدينة التي يقطن فيها لكي يعطيه البرنامج اوقات الصلاة المناسبة لهذه المدينة. ويبدو حسب دليل البرنامج ان دقة هذه الاوقات تتراوح بين زائد او ناقص خمس دقائق لا اكثر. وكمرادف طبيعي لهذه الوظيفة يمكن للبرنامج، من خلال تحديد مدينة الوجود ان يحدد اتجاه مكة المكرمة على بوصلة تظهر في مربع حوار ويوضح البرنامج ان هذا الاتجاه يفترض ان اعلى الشاشة يشكل الشمال. غير ان البرنامج لا يوفر عدد كبير من المدن. فعدا عن المدن العربية تشمل اللائحة بعض المدن الاوروبية والاميركية وتتجاهل بعضها (مثل لندن وباريس).

في الاصدارات السابقة من اورغنايزر، كان على المستخدم الذي يريد ادخال العناوين المهنية والشخصية لمعارفه ان يقوم بإنشاء ملفين مختلفين. اما في الاصدار ٢٫١ فقد اصبح بالامكان ادخال عنوان العمل وعنوان المنزل لشخص ما في الملف نفسه وفي دفتر العناوين نفسه حين تظهر للشخص الواحد اشارتين عليهما حرفي «ع» و«م». ويكفي النقر على احدى هاتين الاشارتين للانتقال الى العنوان المناسب.

وزودت لوتس البرنامج بمجموعة كبيرة من الرموز الملونة التي يمكن تخصيصها لتبويب المعلومات حسب الفئات التي تدخل تحتها مثل «شخصي» و«افكار» و«اتصال» وغيرها. ويمكن للمستخدم انشاء فئات جديدة خاصة به وتخصيص رموز صغيرة لها. وفي الحديث عن الاتصال، يوفر اورغنايزر جزء كامل للاتصالات بهدف ادارة اتصالات المستخدم الهاتفية. فيمكن توقيت الاتصال الهاتفي والقيام به من داخل البرنامج ودمج المعلومات الناتجة عن الاتصال في اجزاء اخرى منه.

اما قسم اعياد الميلاد، فيشكل «لعبة» اخرى في البرنامج. وهناك عدة وسائل لفرز الاعياد ويتيح اورغنايزر عرضها حتى حسب الابراج.

شجون المدير

ان احد اهم مكونات اورغنايزر هو قسم مدير الشبكة. ويتوجب على هذا المدير تحديد كل مستخدم للبرنامج على الشبكة وامتيازات وصوله وغير ذلك من العوامل المتعلقة بتعامل المستخدمين مع بعضهم مثل توافر غرف الاجتماعات او تخصيص السيارات للتنقل.

ويوفر البرنامج وظائف خاصة بمدير الشبكة يتم تثبيتها على حدى. ويبدو حسب الدليل ان هذه الوظائف لم تكن تدعم ويندوز في الاصدارات السابقة مما يجعلها اسهل للاستخدام في الاصدار الحالي. ولكن رغم ذلك يجب على مدير الشبكة فتح ملفات تشغيل البرنامج (ini.) وتحريرها لإتاحة الوظائف الضرورية لجميع المستخدمين. وتعدد هذه الملفات التي يتم تكوينها لدى تثبيت اورغنايزر لا يسهّل الامور اذ هناك على الاقل ثلاثة منها في الجهاز الخادم واثنين في كل من محطات العمل.

وفي ما يتعلق بالشبكات يتيح اورغنايزر وصول عدة مستخدمين الى ملف واحد مما يتيح للسكرتيرات مثلاً تحديد مواعيد في ملفات مدرائهم حتى لو كان هؤلاء المدراء غائبين. وبالطبع هناك ايضاً امكان تحديد افضليات الوصول الى ملف ما للتحويل دون وصول اشخاص غير مرغوبين الى هذا الملف.

رغم الوظائف الجدية التي دخلت على اورغنايزر مثل ادارته للمواعيد عبر الشبكات يظل هذا البرنامج كاللعبة بين يدي المستخدم مما يجعل التعامل معه مريحاً للغاية. هذا فضلاً عن ان البرنامج يحتوي على كل الميزات التي ذكرناها سابقاً والتي تنقل برنامج تنظيم المواعيد من مفكرة ورقية الى اداة جدية لتسيير امور الاشخاص والشركات.